Despre Cloud Computing si Cloud Accounting

Notiunea de "Cloud computing" este una relativ recenta pe piata romaneasca de IT, iar serviciile "cloud" sunt deocamdata putin  exploatate, din reticenta sau din necunoastere. Conform Wikipedia, "Cloud computing este un concept modern in domeniul computerelor si informaticii, reprezentand un ansamblu distribuit de servicii de calcul, aplicatii, acces la informatii si stocare de date, fara ca utilizatorul sa aiba nevoie sa cunoasca amplasarea si configuratia fizica a sistemelor care furnizeaza aceste servicii." Cu alte cuvinte, utilizatorul utilizeaza aplicatii informatice fara ca acestea sa fie instalate pe servere proprii, acceseaza si prelucreaza date de orinde exista acces la internet, prin orice fel de terminal, desktop, laptop, tableta, smartphone, etc. In conditiile competitiei acerbe dintre companii din toate domeniile, aceste avantaje pot constitui cheia succesului unei afacerii. Costuri semnificativ mai reduse, accesare informatii in timp real de oriunde exista acces la internet, durata redusa de implementare, reprezinta doar cateva din avantajele acestei tehnologii, care nu mai pot fi ignorate. 

O aplicatie de Cloud Accounting reprezinta o aplicatie de contabilitate care este accesata de oriunde exista acces la internet, fara sa fie nevoie sa fie instalata si gestionata pe servere proprii. Beneficiind de toate avantajele oferite de tehnologia "cloud", reprezinta o solutie reala pentru cresterea eficientei si competitivitatii unei companii.

De ce sa alegi Cloud Accounting?

Daca ati luat decizia schimbarii softului de contabilitate, aveti posibilitate de a alege intre o aplicatie care ruleaza local pe serverele companiei si o aplicatie care utilizeaza tehnologia cloud.
Aplicatiile clasice de contabilitate sunt instalate local pe echipamentele hardware pe care le detineti. De regula, pentru a utiliza aceste aplicatii, se impune achizitionarea licentei; de asemenea trebuie asigurata mentananta (instalare upgrade-uri, depanare incidente, back-up, etc) fie de catre angajati proprii, fie de catre furnizor (nu intotdeauna gratis), trebuie asigurate echipamentele hardware (servere, echipamente auxiliare); uneori este necesara achizionarea unor licente pentru alte aplicatii complementare.
Treptat aplicatiile cloud castiga teren in defavoarea aplicatiilor care functioneaza local. Avantajele tehnologiei cloud sunt numeroase si nu pot fi trecute cu vederea, mai ales de catre companiile mici si mijlocii. Tehnologia cloud necesita investitii minime in echipamente hardware, mentenanta este asigurata de furnizor, fara costuri suplimentare. Ca regula, costurile implicate de utilizarea aplicatiilor cloud sunt mai mici decat cele ale aplicatiilor care ruleaza local, pe echipamente proprii.
Iata cateva motive care justifica utilizarea unei aplicatii Cloud Accounting:

  • Investitia pentru achizitia de licente, servere si alte echipamente pentru infrastructura IT poate fi foarte costisitoare, iar alegerea unei solutii bazate pe tehnologie "cloud", reduce aceste costuri la minim.
  • Responsabilitatea pentru functionarea optima a aplicatiilor revine in intregime companiei furnizoare de servicii "cloud".Nu e nevoie sa aloci resurse financiare, de timp si umane, pentru administrare de servere, update, upgrade, back-up, in schimb poti aloca aceste resurse pentru dezvoltarea afacerii tale.
  • Securitate: desi securitatea datelor stocate in "cloud" este prezentata de multe ori ca un punct slab al acestei tehnologii, in realitate lucrurile stau diferit, companiile care ofera servicii "cloud" avand implementate proceduri si reguli stricte pentru securizarea datelor.
  • Timp redus de implementare - acesta este unul din cele mai importante avantaje ale tehnologiei cloud. Timpul de implementare este mult mai redus in  comparatie cu timpul necesar implementarii unei aplicatii care ruleaza pe serverele companiei.
  • Scalabilitatea (proprietatea care arata capacitatea unei aplicatii de a suporta corect un volum mai mare de date) - pentru o aplicatie care ruleaza pe serverele companiei, cresterea volumului de activitate peste un anumit nivel poate determina investitii suplimentare majore in echipamente hardware si software. In schimb, tehnologia cloud ofera o mult mai mare flexibilitate; fara investitii suplimentare in echipamente sau infrastructura, aceasta tehnologie permite gestionarea unui volum mai mare de date prin suplimentarea cererii de servicii cloud cu un cost suplimentar minim, intrucat se plateste doar pentru ce se consuma.
  • Tehnologia "cloud" ofera mobilitate si independenta, datele si aplicatiile pot fi accesate de oriunde exista acces la internet.

Cand e necesar sa inlocuiesti softul de contabilitate

Mediul de afaceri actual este unul extrem de dinamic si competitional. Pentru o companie care actioneaza in acest mediu, capata o importanta din ce in ce mai importanta elemente precum accesul la informatii,  viteza de transmiterea a acestora, rapiditatea luarii deciziilor, mobilitatea, flexibilitatea. In conditiile in care tehnologia informatiei a evoluat extrem de rapid in ultimul deceniu, decizia de schimbare a softului de contabilitate este una importanta si poate avea un impact pozitiv major asupra afacerii. Am identificat urmatoarele situatii in care se impune luarea deciziei de inlocuire a softului de contabilitate utilizat:

  • Folosesti mai multe aplicatii software neintegrate pentru afacerea ta. In aceasta situatie, exista un risc ridicat de aparitie a erorilor si a unor costuri suplimentare. Afacerea functioneaza cu un nivel scazut de competitivitate.
  • NU detii controlul asupra informatiilor introduse si furnizate in/din aplicatie, nu ai acces la informatii direct din aplicatie. Consecinta este ca informatiile sunt primite cu intarziere, exista riscul de luare a unor decizii eronate, controlul asupra activitatilor afacerii este scazut, aplicatia de contabilitate nu este parte integranta a afacerii tale.
  • Aplicatia de contabilitate folosita este depasita, nu a fost adaptata, imbunatatita, odata cu dezvoltarea afacerii tale. Spre deosebire de perioada de inceput a afacerii, aplicatia de contabilitate raspunde nevoilor actuale prin alocarea suplimentara a unor resurse umane, de timp sau financiare, in consecinta se impune implementarea unei noi aplicatii care sa sustina eficient afacerea.
  • Intentionezi sa folosesti pentru cresterea afacerii tale tehnologie de ultima generatie (smartphone, tableta). Daca o aplicatie moderna de cloud accounting permite cu usurinta integrarea cu tethnologia de ultima generatie, cu aplicatiile clasice de contabilitate se mentine o anumita dependenta de anumite solutii software si echipamente depasite, ceea ce limiteaza potentialul de crestere al afacerii.
  • Intentionezi sa te dezvolti in mai multe zone geografice sau sa te extinzi in alte domenii de activitate. In aceasta situatie, gestionarea unei aplicatii de contabilitate pe serverele companiei, ar putea necesita investitii mari in echipamente si implicit costuri suplimentare de mentenanta. In schimb, alegerea unei solutii de cloud accounting, prin flexibilitate si scalabilitate, ofera avantaje evidente.
  • Schimbarea echipei de management. Deseori, managerii noi care vin in companii doresc sa implementeze aplicatii mai bine integrate, capabile sa furnizeze rapid informatii corecte, cu un cost mai scazut, iar aplicatiile de cloud accounting ofera din plin aceste avantaje.

expertAccounts